प्रत्येक टॉपिंग-आउट समारोह एक बड़ा आयोजन है - कम से कम ग्राहक के लिए। यह लगभग कहने की आवश्यकता नहीं है कि आप इस पल को दोस्तों, परिचितों, रिश्तेदारों या यहां तक कि ग्राहकों और व्यावसायिक भागीदारों के साथ साझा करना चाहते हैं। एक नियम के रूप में, यह केवल निमंत्रण पत्र के साथ ही काम करता है। और सही शब्द महत्वपूर्ण हैं. इसे करीब से देखने के लिए पर्याप्त कारण।
बेसिक
टॉपिंग आउट समारोह एक इमारत के निर्माण में एक मील के पत्थर की तरह है। यह निर्माण के एक महत्वपूर्ण पहले चरण के पूरा होने का प्रतीक है।यह लगभग कहने की आवश्यकता नहीं है कि निश्चित रूप से इसका जश्न मनाया जाना चाहिए। हालाँकि, जैसा कि हम सभी जानते हैं, मेहमानों के बिना उत्सव का कोई महत्व नहीं है। लोगों को वास्तव में उत्सव समारोह में भाग लेने के लिए प्रेरित करने के लिए, एक निमंत्रण की आवश्यकता है। यदि आपके रिश्तेदार और करीबी दोस्त हैं, तो उन्हें उत्सव में शामिल होने में आम तौर पर कोई समस्या नहीं होनी चाहिए। हालाँकि, परिचितों के साथ चीजें थोड़ी अलग दिखती हैं। और यदि इमारत सिर्फ निजी तौर पर नहीं बनाई गई है, बल्कि एक नई इमारत या किसी कंपनी के विस्तार के रूप में कार्य करती है, तो आपको व्यापार भागीदारों, ग्राहकों और, अंत में, लेकिन कम से कम, जनता तक कामकाजी निमंत्रण के साथ पहुंचने में नई चुनौतियों का सामना करना पड़ता है। दोनों ही मामलों में निम्नलिखित बातें स्पष्ट होनी चाहिए:
- लोगों का समय सीमित है
- आप पर आज बहुत सारी मांगें हैं और आप अक्सर कोई अपॉइंटमेंट न मिलने से खुश हैं
- अधिक से अधिक लोग किसी विशेष चीज़ की अपेक्षा करते हैं, उदाहरण के लिए निमंत्रण स्वीकार करना
- लोगों को हमेशा भावनात्मक रूप से संबोधित किया जाना चाहिए न कि केवल तर्कसंगत रूप से
- निमंत्रण जितना व्यक्तिगत और निजी होगा, उतना ही प्रभावी होगा
- एक निमंत्रण से आप उत्सुक होंगे और कार्यक्रम में शामिल होना चाहेंगे
- यह यथासंभव छोटा भी होना चाहिए
- पाठ के अलावा, आकर्षक डिज़ाइन भी एक भूमिका निभाता है
आज लोगों के पास अनंत संभावनाएं हैं। वे यह निर्णय लेने के लिए स्वतंत्र हैं कि वे अपना सीमित खाली समय कैसे व्यतीत करना चाहते हैं। इसलिए टॉप-आउट समारोह के लिए निमंत्रण पाठ यथासंभव प्रेरक होना चाहिए - और इसका संबंधित भवन और ग्राहक के साथ कुछ लेना-देना होना चाहिए। बेशक, आपको बहुत विशिष्ट जानकारी की भी आवश्यकता है, जैसे उत्सव की तारीख, स्थान और शुरुआत।
सोबर-तथ्यात्मक बनाम भावनात्मक-व्यक्तिगत
मूल रूप से टॉप-आउट समारोह के लिए निमंत्रण पाठ लिखने के दो तरीके हैं - या तो गंभीर-तथ्यात्मक, यानी आवश्यक जानकारी पर केंद्रित, या भावनात्मक-व्यक्तिगत, आवश्यक जानकारी को खोए बिना। अनुभव से पता चलता है कि दूसरा दृष्टिकोण अधिक प्रभावी है। आइए दो उदाहरण देखें:
- " हम आपको XX. XX. XXX पर XX. XX पर अपराह्न XX. XX स्ट्रीट में हमारे नए घर के टॉपिंग-आउट समारोह में हार्दिक रूप से आमंत्रित करना चाहते हैं।"
- “हुर्रे, यह हो गया! हमारे नए घर का निर्माण पूरा हो गया है और हम टॉप-आउट समारोह का जश्न मना सकते हैं। हमारे लिए यह बेहद खास पल है जिसे हम निश्चित रूप से आपके साथ साझा करना चाहते हैं।' इसलिए हम आपको XX. XX. XXX पर XX. XX अपराह्न पर XXXXXX स्ट्रीट में टॉपिंग-आउट समारोह में सादर आमंत्रित करते हैं।''
दोनों प्रकार एक निमंत्रण देते हैं और इसमें आपके लिए आवश्यक सभी जानकारी शामिल होती है। हालाँकि, संस्करण दो में बहुत सारी भावनाएँ शामिल हैं।यह इस बात को भी रेखांकित करता है कि भवन मालिकों के लिए यह कितना महत्वपूर्ण है कि संभावित अतिथि कार्यक्रम में भाग ले। मुझे यकीन है कि यह पहले विकल्प की तुलना में अधिक मेहमानों को आकर्षित करेगा - सिर्फ इसलिए कि लोग भावनात्मक और व्यक्तिगत रूप से संबोधित होना चाहते हैं। अब किसी को आपत्ति हो सकती है कि यह निजी तौर पर काम करता है, लेकिन तब नहीं जब कोई कंपनी अपना टॉपिंग समारोह मना रही हो। इसका विपरीत सच है, यहां एक भावनात्मक संबोधन भी किया जा सकता है, भले ही उसे अच्छी तरह से मापा जाना चाहिए।
उदाहरण
“हमारे नए प्रशासन भवन का निर्माण पूरा हो गया है। हम जल्द ही अपने कर्मचारियों, अपने व्यापारिक साझेदारों और अपने ग्राहकों को एक आधुनिक, सुखद माहौल प्रदान करने में सक्षम होंगे। हमारी कंपनियों के भविष्य में सफल बने रहने के लिए यह एक महत्वपूर्ण कदम है। इसलिए हम आपको XX. XX. XXX पर XX. XX पर अपराह्न XX. XX स्ट्रीट में टॉपिंग-आउट समारोह में आमंत्रित करना चाहते हैं।''
भावनाएं भी इस पाठ में एक भूमिका निभाती हैं, बिना उत्साह में बदले। साथ ही नये भवन के महत्व को रेखांकित किया गया है.
प्रेस आमंत्रण
किसी कंपनी या कंपनी को आगामी टॉपिंग-आउट समारोह में निश्चित रूप से प्रेस को आमंत्रित करना चाहिए। आखिरकार, एक अखबार की रिपोर्ट, उदाहरण के लिए, मुफ्त विज्ञापन या कम से कम अच्छा पीआर हो सकती है। निमंत्रण पर ध्यान देने के लिए, निमंत्रण पाठ में संपीड़ित रूप में अतिरिक्त जानकारी होनी चाहिए जिसके साथ संपादक काम कर सकें। इसमें, उदाहरण के लिए, नई इमारत में कितना निवेश किया गया था या भविष्य में कितने लोग वहां काम करेंगे, इसकी जानकारी शामिल है। यदि इसमें कोई विशेष विशेषताएं हैं, तो आपको उनका भी उल्लेख करना अच्छा होगा। अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण बात, कंपनी के बारे में कुछ पृष्ठभूमि जानकारी महत्वपूर्ण है।
कविताएं
जब किसी टॉप-आउट समारोह के निमंत्रण की बात आती है तो कविताएँ बेहद लोकप्रिय होती हैं। आप इन्हें इंटरनेट पर बहुतायत में पा सकते हैं।कविताएँ निश्चित रूप से काम करती हैं यदि उनमें एक निश्चित भावना हो और, आदर्श रूप से, उनमें हास्य का स्पर्श भी हो। हालाँकि, उनका उपयोग केवल निजी तौर पर किया जाना चाहिए। यदि आप एक तैयार कविता का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको निश्चित रूप से इसमें एक व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ना होगा। अंततः, यह सब व्यक्तित्व और भावनाओं पर निर्भर करता है।
